complaint letter in tamil புகார் கடிதம் எழுதுவது எப்படி?... உங்களுக்கு தெரியுமா?....படிங்க.....

complaint letter in tamil

கடிதம் எழுதுதல் என்பது ஒரு கலை. இதில்பல வகைகள் உண்டு. ஒவ்வொரு வகைக்கும் எழுதும் முறையானது வித்தியாசப்படும். அந்த வகையில் புகார் கடிதம் எழுதுவது என்பதற்கு ஒரு சில வழிமுறைகள் உள்ளன. உதாரணமாக ஒரு நிறுவனத்திலிருந்து பெற்ற பொருளில் நமக்கு குறை இருந்தால் அந்த நிறுவனத்திற்கு நாம் எப்படி கடிதம் எழுத வேண்டும் என்பதைப் பற்றி பார்ப்போமா?-

அனுப்புநர்

எஸ். தமி்ழ்ச்செல்வன்

14, நேருஜி தெரு,

ஜெய்ஹிந்த் புரம்,

மதுரை- அஞ்சல்

பெறுநர்

உயர்திரு. மேலாளர் அவர்கள்

நிறுவனத்தின் பெயரை எழுதவும்

சென்னை-600 006.

அய்யா,

பொருள் ; உங்கள் நிறுவன தயாரிப்பு பொருளில்

உள்ள குறைபாடு -தொடர்பாக....

இந்தக் கடிதம் உங்களுக்கு நல்ல ஆரோக்கியத்துடனும், உற்சாகத்துடனும் இருக்கும் என்று நம்புகிறேன். நான் சமீபத்தில் உங்கள் நிறுவனத்திடமிருந்து [நிறுவனத்தின் பெயர்] பெற்ற [தயாரிப்பு/சேவை] தொடர்பான எனது ஆழ்ந்த அதிருப்தியையும் கவலையையும் வெளிப்படுத்த எழுதுகிறேன். உங்கள் பிராண்டைத் தொடர்ந்து தேர்ந்தெடுத்து வரும் ஒரு விசுவாசமான வாடிக்கையாளராக, நான் சந்தித்த மோசமான அனுபவத்தால் நான் மனமுடைந்துவிட்டேன், மேலும் இந்தச் சிக்கல்களை உங்கள் கவனத்திற்குக் கொண்டுவருவது முக்கியம் என்று நான் நம்புகிறேன்.

எனது குறைகள் பற்றிய தெளிவான படத்தை வழங்க, உங்கள் [தயாரிப்பு/சேவையில்] நான் சந்தித்த பிரச்சனைகள், அவை என்மீது ஏற்படுத்திய தாக்கம் மற்றும் இந்தப் பிரச்சனைகளை உடனடியாகச் சரிசெய்ய உங்கள் நிறுவனம் எடுக்கும் என நான் எதிர்பார்க்கும் நடவடிக்கைகள் ஆகியவற்றைக் கோடிட்டுக் காட்டுகிறேன்.

*பிரச்சனையின் விளக்கம்:

நான் [தேதி] அன்று [தயாரிப்பு/சேவை] வாங்கினேன் [தயாரிப்பு அல்லது சேவை தொடர்பாக நீங்கள் கொண்டிருந்த எதிர்பார்ப்புகளை தெளிவாகக் கூறவும்]. துரதிர்ஷ்டவசமாக, எனது அனுபவம் திருப்திகரமாக இல்லை, மேலும் பின்வரும் சிக்கல்களை நான் எதிர்கொண்டேன்:

[தயாரிப்பில் உள்ள குறிப்பிட்ட சிக்கல்கள் அல்லது குறைபாடுகள் அல்லது சேவையில் எதிர்கொள்ளும் சிக்கல்களை பட்டியலிடுங்கள். முடிந்தவரை விரிவாகவும் குறிப்பிட்டதாகவும் இருங்கள்.]

*என் மீதான தாக்கம்:

இந்தச் சிக்கல்கள் தனிப்பட்ட முறையிலும் தொழில்ரீதியிலும் என் மீது குறிப்பிடத்தக்க தாக்கத்தை ஏற்படுத்தியுள்ளன. உதாரணமாக, [நிதி ரீதியாகவோ, உணர்ச்சி ரீதியாகவோ அல்லது வேறு எந்த விதத்திலோ பிரச்சனைகள் உங்களை எவ்வாறு பாதித்தன என்பதை விளக்குங்கள்]. மேலும், உங்கள் [தயாரிப்பு/சேவை] காரணமாக ஏற்படும் பிரச்சனைகளை தீர்க்க நான் கூடுதல் நேரத்தையும் முயற்சியையும் செலவிட வேண்டியிருந்தது, இது பெரும் சிரமத்திற்கு உள்ளாகியுள்ளது.

*சிக்கலைத் தீர்ப்பதற்கான முயற்சிகள்:

இந்தச் சிக்கல்களைத் தீர்க்கும் முயற்சியில், [நிறுவனத்தைத் தொடர்புகொள்ள அல்லது வாடிக்கையாளர் சேவையைத் தொடர்புகொள்வது அல்லது கடைக்குச் செல்வது போன்ற சிக்கலைத் தீர்க்க நீங்கள் செய்த முந்தைய முயற்சிகளைக் குறிப்பிடவும்]. இருப்பினும், இந்த முயற்சிகள் பலனளிக்கவில்லை, மேலும் உங்கள் நிறுவனத்திடமிருந்து நான் எதிர்பார்த்த வாடிக்கையாளர் சேவையை நான் பெறவில்லை.

*எதிர்பார்ப்புகள் மற்றும் கோரப்பட்ட செயல்:

ஒரு மதிப்புமிக்க வாடிக்கையாளராக, இந்தப் பிரச்சினைகளுக்கு சரியான நேரத்தில் தீர்வு கிடைக்கும் என்று எதிர்பார்ப்பது நியாயமானது என்று நான் நம்புகிறேன். [பிரச்சினையைத் தீர்க்க நிறுவனம் எடுக்கும் என்று நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் குறிப்பிட்ட நடவடிக்கைகளை கோடிட்டுக் காட்டுங்கள்] என்று அன்புடன் கேட்டுக்கொள்கிறேன். இந்த செயல்களில் பின்வருவன அடங்கும்:

[மாற்றுத் தயாரிப்பு, பணத்தைத் திரும்பப்பெறுதல், எதிர்காலத்தில் வாங்குவதற்கான தள்ளுபடி, மேம்படுத்தப்பட்ட வாடிக்கையாளர் சேவை போன்ற நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் செயல்களைப் பட்டியலிடுங்கள்.]

மேலும், இதுபோன்ற சிக்கல்கள் எதிர்காலத்தில் மீண்டும் நிகழாமல் தடுக்க, உங்கள் நிறுவனம் அதன் தரக் கட்டுப்பாட்டு செயல்முறைகள் மற்றும் வாடிக்கையாளர் சேவை நெறிமுறைகளை மதிப்பாய்வு செய்யுமாறு நான் கடுமையாக வலியுறுத்துகிறேன். இது வாடிக்கையாளரின் திருப்தியை உறுதி செய்வது மட்டுமல்லாமல் உங்கள் பிராண்டின் நற்பெயரையும் ஒருமைப்பாட்டையும் நிலைநிறுத்துகிறது.

*தீர்வுக்கான காலக்கெடு:

இந்தச் சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்குச் சிறிது நேரம் ஆகலாம் என்பதை நான் புரிந்துகொள்கிறேன், ஆனால் இந்தச் சிக்கல்களுக்கு நான் எப்போது தீர்வை எதிர்பார்க்க முடியும் என்பதற்கான காலவரிசையை உங்கள் நிறுவனம் எனக்கு வழங்கினால் நான் அதைப் பாராட்டுகிறேன். உங்கள் பிராண்டின் மீது எனக்குள்ள நம்பிக்கையை மீட்டெடுப்பதில் சரியான நேரத்தில் தொடர்புகொள்வதும் உங்கள் பங்கில் பின்தொடர்வதும் பெரிதும் உதவும்.

*ஆவணப்படுத்தல்:

இந்தச் சிக்கல்களை விசாரிப்பதற்கும் தீர்ப்பதற்கும் உங்களுக்கு உதவ, நான் [ரசீதுகள், ஆர்டர் எண்கள், குறைபாடுள்ள தயாரிப்புகளின் புகைப்படங்கள் அல்லது உங்கள் புகாரை ஆதரிக்கும் வேறு ஏதேனும் சான்றுகள் போன்ற தொடர்புடைய ஆவணங்களின் நகல்களையும் சேர்த்து] இணைத்துள்ளேன். இந்த ஆவணம் எனது கொள்முதல் மற்றும் நான் சந்தித்த சிக்கல்கள் பற்றிய தெளிவான பதிவை வழங்க வேண்டும்.

*விரிவாக்கம்:

நியாயமான காலக்கெடுவுக்குள் எனது கவலைகள் போதுமான அளவில் தீர்க்கப்படாவிட்டால், இந்த விஷயத்தை மேலும் விரிவுபடுத்துவதைத் தவிர எனக்கு வேறு வழியில்லை, இது தொடர்புடைய நுகர்வோர் பாதுகாப்பு நிறுவனங்களைத் தொடர்புகொள்வது அல்லது சட்ட ஆலோசனையைப் பெறுவது ஆகியவை அடங்கும். அது வராது என்று நான் உண்மையிலேயே நம்புகிறேன், இந்த விஷயத்தை நாம் சுமுகமாக தீர்க்க முடியும்.

முடிவில், உங்கள் [தயாரிப்பு/சேவையில்] நான் சந்தித்த பிரச்சனைகளுக்கு உடனடி மற்றும் திருப்திகரமான தீர்வுக்கான எனது விருப்பத்தை வலியுறுத்த விரும்புகிறேன். நான் [நிறுவனத்துடனான உங்கள் தொடர்பின் காலம்] விசுவாசமான வாடிக்கையாளராக இருந்தேன், மேலும் உங்கள் நிறுவனம் அதன் வாடிக்கையாளர்களை மதிப்பதாகவும், தயாரிப்புகள் மற்றும் சேவைகள் இரண்டிலும் சிறந்து விளங்க பாடுபடும் என்றும் நான் உண்மையிலேயே நம்புகிறேன்.

இந்தக் கடிதத்தின் ரசீதை [நியாயமான காலக்கெடுவைக் குறிப்பிடவும், எ.கா., 7 நாட்களுக்குள்] நீங்கள் ஒப்புக்கொண்டு, இந்தப் பிரச்சனைகளைத் தீர்க்கவும், உங்கள் நிறுவனம் எடுக்க உத்தேசித்துள்ள நடவடிக்கைகளை விவரிக்கும் எழுத்துப்பூர்வ பதிலை எனக்கு வழங்குமாறு அன்புடன் கேட்டுக்கொள்கிறேன். இந்த விஷயத்தில் உங்கள் உடனடி கவனம் பெரிதும் பாராட்டப்படும்.

உங்கள் நேரத்திற்கும் புரிதலுக்கும் நன்றி. விரைவான தீர்வு மற்றும் [நிறுவனத்தின் பெயர்] திருப்திகரமான வாடிக்கையாளராகத் தொடரும் வாய்ப்பை எதிர்பார்க்கிறேன். மேலும் ஏதேனும் தகவல் அல்லது தெளிவு தேவைப்பட்டால் என்னை மேற்கண்ட முகவரியில் தொடர்பு கொள்ளவும்.

*பின்தொடர்தல் மற்றும் தொடர்புத் தகவல்:

தீர்வு செயல்முறை முழுவதும் தெளிவான தகவல்தொடர்புகளை பராமரிப்பது முக்கியம். எனது புகாரின் முன்னேற்றம் மற்றும் நிலை குறித்து உங்கள் நிறுவனம் எனக்குத் தெரிவிக்கும் என எதிர்பார்க்கிறேன். வழக்கமான புதுப்பிப்புகள் சிக்கலைத் தீர்ப்பதில் உங்கள் அர்ப்பணிப்பை வெளிப்படுத்துவது மட்டுமல்லாமல், எனது கவலைகள் தீவிரமாக எடுத்துக் கொள்ளப்படுகின்றன என்ற நம்பிக்கையையும் எனக்கு அளிக்கும்.

கடிதத்தில் கொடுக்கப்பட்டுள்ள தொடர்புத் தகவலில் என்னைத் தொடர்பு கொள்ளலாம், எனது வழக்கைக் கையாள ஒரு பிரத்யேகப் பிரதிநிதியை நியமித்து, நேரடித் தொடர்புக்கு அவர்களின் தொடர்புத் தகவலை வழங்கவும்.

*மேம்பாட்டு ஆலோசனைகள்:

எனது குறிப்பிட்ட சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதோடு, உங்கள் நிறுவனத்திற்கும் அதன் வாடிக்கையாளர்களுக்கும் நீண்ட காலத்திற்கு பயனளிக்கும் என்று நான் நம்பும் சில ஆக்கபூர்வமான கருத்துக்களை வழங்க விரும்புகிறேன். பின்வரும் பரிந்துரைகளைச் செயல்படுத்துவதைக் கவனியுங்கள்:

[நிறுவனத்தின் தயாரிப்புகள், சேவைகள் அல்லது வாடிக்கையாளர் ஆதரவை மேம்படுத்த உதவும் ஏதேனும் பரிந்துரைகள் அல்லது பரிந்துரைகளை வழங்கவும்.]

எனது கவலைகளை உடனுக்குடன் மற்றும் திறம்பட நிவர்த்தி செய்வது ஒரு வாடிக்கையாளரைத் தக்கவைத்துக்கொள்வது மட்டுமல்ல, உங்கள் நிறுவனத்தின் நற்பெயரைப் பேணுவது மற்றும் நேர்மறையான வாய்மொழி மூலம் புதிய வாடிக்கையாளர்களை ஈர்ப்பதும் ஆகும் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.

*உடனடி கவனத்திற்கு நன்றி:

இந்த விஷயத்தில் உங்கள் உடனடி கவனத்திற்கு எனது நன்றியை முன்கூட்டியே தெரிவித்துக் கொள்கிறேன். இந்த புகார் கடிதம் உங்கள் நிறுவனத்தில் நேர்மறையான மாற்றத்திற்கான ஊக்கியாக செயல்படுகிறது மற்றும் அனைத்து வாடிக்கையாளர்களுக்கும் மேம்படுத்தப்பட்ட தயாரிப்புகள் மற்றும் சேவைகளை விளைவிக்கிறது என்பது எனது நம்பிக்கை.

திறந்த தொடர்பு மற்றும் சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்கான அர்ப்பணிப்புடன், இந்த எதிர்மறை அனுபவத்தை வாடிக்கையாளர் திருப்திக்காக உங்கள் நிறுவனம் தனது அர்ப்பணிப்பை வெளிப்படுத்துவதற்கான வாய்ப்பாக மாற்ற முடியும் என்று நான் நம்புகிறேன்.

மீண்டும் ஒருமுறை, நான் எழுப்பிய பிரச்சனைகளை சரி செய்யவும், எதிர்காலத்தில் இதுபோன்ற பிரச்சனைகள் ஏற்படாமல் தடுக்கவும் தேவையான நடவடிக்கைகளை எடுக்குமாறு உங்கள் நிறுவனத்தை கேட்டுக்கொள்கிறேன். இந்த விஷயத்தில் உங்கள் பதிலையும், தீர்ப்பையும் ஆவலுடன் எதிர்பார்க்கிறேன்.

உங்கள் நேரத்திற்கும் புரிதலுக்கும் நன்றி.

உண்மையுள்ள,

எஸ்.தமிழ்ச்செல்வன்.

[அடைப்புகள்: ரசீதுகள், புகைப்படங்கள் அல்லது பிற துணை ஆவணங்கள் போன்ற கடிதத்துடன் நீங்கள் சேர்த்த இணைப்புகளை பட்டியலிடுங்கள்.]